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ecoDMS

Einfaches und rechtskonformes Dokumentenmanagement

Der entscheidende Schritt Richtung Digitalisierung und papierloses Büro.

Machen Sie es sich einfach und nutzen Sie ecoDMS.

 

Was ist ecoDMS?

EcoDMS ist ein revisionskonformes Dokumentenmanagementsystem zur langfristigen und rechtskonformen Datenablage nach GoBD an einem Speicherort Ihrer Wahl und -verwaltung.

 

Kernaufgabe des Dokumentenmanagementsystems ist das einfache und sehr schnelle Wiederfinden der gesuchten Dateien, wie PDF, TIFF, Word oder Excel. Neue Dokumente können automatisch kategorisiert und abgelegt werden. Die Dokumentenablage ist gesetzeskonform und erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

EcoDMS ist der entscheidende Schritt in Richtung Digitalisierung.

 

Es ersetzt Ihr Aktenregal im Büro und fasst alle Dokumente digital, und zentral an einem Ort zusammen.

 

Dabei bleibt der Dateizugriff einfach, sicher und schnell.

Wie funktioniert ecoDMS?

Alle Unterlagen werden automatisch volltextindiziert und bei Bedarf vom System selbst klassifiziert und archiviert.

 

Durch das Scannen der Dokumente wird mit einer Dokumentenerkennung automatisch eine Vorlage ausgelöst, nach der das Dokument richtig abgelegt werden kann. Alle Dokumente werden mit einer Schrifterkennung hinterlegt und können jederzeit von überall durchsucht werden.

Durch die Möglichkeit der Volltextsuche mit Stichworten finden Sie Ihre Dokumente so einfach wie bei einer Google-Suche.

Wo auch immer Sie gerade sind: ecoDMS bietet einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet.

Was kann man mit ecoDMS machen?
– die Vorteile auf einen Blick:

  • Dokumentenarchivierung aus den gängigen Office-Programmen per Plugin

  • Archivierung aus beliebiger, druckfähiger Drittsoftware via PDF/A-Drucker

  • Blitzschnelle Ablage von nahezu allen Dokumenten, wie PDF, TIFF, Word oder Excel per Drag & Drop

  • Digitalisierung von Papierdokumenten mittels herkömmlichen Dokumentenscanner

  • Gesetzeskonformes, mehrstufiges Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO

  • Standortunabhängige Archivierung

  • Zugriff von PC, Laptop, Smartphone und Tablet. Und das ganz ohne Cloud – lokal oder unterwegs

  • Schnelle Bereitstellung von Dokumenten

  • Benutzer- und Gruppenverwaltung

  • Datensicherung und Wiederherstellung

  • Zeit sparen, weil das Suchen nach Dokumenten in den jeweiligen Ordnern entfällt

  • Automatische Datensicherung

  • Einfache Datenwiederherstellung

  • Plattformunabhängiger Zugriff über Client oder Webinterface                                                                                           

  • Enorme Skalierbarkeit: Kann in jede IT-Infrastruktur eingebunden werden

  • Unlimitierter Speicherplatz

  • Intuitive Benutzeroberfläche: Einfach zu bedienen und dabei umfangreich

Wie sicher ist ecoDMS?

EcoDMS kann mit einer lokalen Datenablage oder einer Cloud-basierten aufgesetzt werden. Normalerweise werden die Daten lokal im firmeneigenen Netzwerk hinterlegt.

Die Daten sind dabei so sicher, wie Ihr Netzwerk.

 

Die Zugriffs-Berechtigungen für die Dokumente sind sehr genau einstellbar, genauso die eigene Löschfrist.

 

Falls Sie Ihre Netzwerk-Sicherheit überprüfen wollen, schreiben Sie uns per Kontakt-Formular.

Wir überprüfen Ihr Firmennetzwerk und identifizieren Schwachstellen.

Für eine automatisches und revisionskonformes E-Mail-Ablage-System empfehlen wir MailStore Server

Wie schwierig ist der Umstieg auf ecoDMS?

Das Smart IT Team ist Qualified Premium Reseller und übernimmt den technischen Umstieg für Sie.   

Wir besprechen Ihre gewünschte Ordnerstruktur, setzen diese um und geben Ihnen eine mit einer Schulung eine Grundeinweisung und stehen als Ansprechpartner und Support für weitere Fragen zur Verfügung.

 

Die technische Umsetzung übernehmen wir für Sie.

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ecoDMS – Dokumentenmanagement 
Unser Angebot:

  • Übersetzen der Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens in das ecoDMS Dokumentenmanagement System

  • Schulung für den Umgang mit ecoDMS

    • Standardmäßige Grund-Schulung

    • Optionale erweiterte Schulung

  • Nachträglicher Support bei Fragen und auftretenden Problemen

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!

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