MailStore Server
Der Standard für rechtssichere
E-Mail-Archivierung
Der MailStore Server archiviert Ihre E-Mails DSGVO-konform.
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden zentral gespeichert, über viele Jahre rechtssicher aufbewahrt und bleiben dabei aber jederzeit sofort verfügbar.
Warum brauche ich MailStore Server?
Seit 2018 gilt die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die Ordnung und Transparenz beim Umgang mit den personenbezogenen Daten fordert.
Diese beginnt mit der Erhebung, geht über die Speicherung, den Zugriff und die Verarbeitung bis hin zur Löschung der Daten.
E-Mails, inkl. deren Anhänge beinhalten in der Regel sehr viele personenbezogenen Daten, die nach den Vorgaben der DSGVO archiviert werden müssen.
Viele kleine Unternehmen verfügen nun aber nicht über die technischen Mittel diese Anforderungen zu erfüllen.
Häufig ist unklar, wo die E-Mails abgelegt sind, ob noch weitere lokale Kopien existieren oder ob überhaupt alle E-Mails verfügbar sind.
Die ordnungsgemäße Nutzung von MailStore Server zur E-Mail-Archivierung unterstützt Unternehmen dabei diesen Teil der DSGVO zu erfüllen.
Wie hilft MailStore Server die DSGVO einzuhalten?
Auskunftsfähigkeit
Sie müssen in der Lage sein Kunden oder Mitarbeitern umgehend Einsicht in ihre Daten zu geben, wenn diese es verlangen. Eine der Hauptaufgaben von MailStore Server ist es E-Mails und Anhänge schnellstmöglich zu finden und bereit zu stellen.
Nachvollziehbarkeit
Der Audit-Log innerhalb von MailStore Server ermöglicht eine lückenlose und ausführliche
Nachvollziehbarkeit und Belegbarkeit der Zugriffe (e-Discovery) innerhalb des Archivsystems.
Schutz vor (Mit-) und Einsichtnahme
Daten und somit auch die E-Mails, sowie an diese angehängten Dokumente sind vor der
Mit- und Einsichtnahme durch Unbefugte zu schützen.
Die Verschlüsselungsmechanismen in
MailStore Server schützen die archivierten Daten. Die Möglichkeiten des Berechtigungskonzeptes
können den Kreis der zur Einsichtnahme Berechtigten auf ein Minimum begrenzen.
Eine kryptografische Signatur, die man exportierten E-Mails hinzufügen kann, stellt sicher,
dass exportierte E-Mails selbst außerhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben.
Recht auf Vergessenwerden
Auch Dokumente, die möglicherweise personenbezogene Daten enthalten, müssen revisionssicher gespeichert und vor Löschung und Manipulation während der gesetzlichen lokalen, bundes- oder branchenspezifischen Fristen geschützt werden.
Das „Recht auf Vergessenwerden“ (nach der DSGVO) könnte als Widerspruch zur Aufbewahrungspflicht empfunden werden. Die Funktionen für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement von MailStore Server ermöglichen dem betroffenen Unternehmen, sowohl Aufbewahrungspflichten als auch Löschpflichten zu erfüllen.
Damit sind Sie in der Lage, revisionssicher archivierte Daten nachweisbar und entsprechend der DSGVO zu löschen und diese Löschung nachzuweisen.
Erfolgreicher Einsatz bei über
80.000 Kunden
Weitere Vorteile von
MailStore Server
Schutz vor Datenverlusten
Aus versehen gelöschte E-Mails oder komplett gelöschte Postfächer stellen kein Problem mehr da.
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden von MailStore Server archiviert und separat gespeichert.
Datenverluste können vollständig ausgeschlossen werden.
Steigerung der Produktivität
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Anwender können E-Mails über eine schnelle Volltextsuche durchsuchen
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Anwender müssen keine Arbeitszeit mehr mit der Organisation ihrer Postfächer und dem Aussortieren „weniger wichtiger“ E-Mails verbringen
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Bei der Archiv-Suche kann der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden
Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden
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Die Speicherkapazität einzelner Postfächer wird ausgelagert, was Kosten senkt
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Die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen (sofern diese die betroffenen E-Mails noch enthalten) durch die IT-Abteilung entfällt
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Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich reduziert
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Dezentral gespeicherte E-Mail können zusammengeführt und einfach gesichert werden
Die hier eingesparten Kosten erzeugen in der Regel schon nach kurzer Zeit einen Return on Investment.
Unabhängigkeit von externen Anbietern
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen der Betreiber voraus.
Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.
Unabhängigkeit vom E-Mail-Server
Bei einem Ausfall von E-Mail-Servern, der oft Stunden oder Tage dauert, stehen dem Unternehmen geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung.
Mit MailStore Server bleiben alle E-Mails für alle Anwender zugreifbar, wodurch Unternehmen auch während eines Totalausfalls einfach weiterarbeiten können.
Unabhängigkeit von MailStore Server
Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv wiederhergestellt werden.
Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit - auch von MailStore selbst.
Kosten von MailStore Server
Niedrige einmalige Anschaffungskosten, geringe Systemanforderungen und die integrierte Speichertechnologie, die keinen SQL-Server erforderlich macht, minimieren die Gesamtkosten
„Die Installation von MailStore Server war angesichts der Größe des Projekts erstaunlich einfach. Das Feedback unserer Mitarbeiter ist äußerst positiv.“
Landkreis Rostock
"Die einfache Installation und Wartung sowie das gute Preis-Leistungs-Verhältnis machen MailStore Server sehr attraktiv. Wir können die Software nur empfehlen."
Oberlausitz Kliniken
Die Vorteile von MailStore Server im Überblick
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Zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben (nach IDW PS 880 zertifiziert)
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Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
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Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
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Schutz vor Datenverlusten
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Entlastung von E-Mail-Servern
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Unabhängigkeit von PST-Dateien
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Vereinfachung von Backup und Restore
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Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
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Abschaffung von Postfachbegrenzung
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Einfach und schnell einsetzbar
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Auch bei hohen Anforderungen extrem wartungsarm und zuverlässig
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Niedriger Einstiegspreis
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Integrierte Speichertechnologie
Referenzen von MailStore Server
Über 80.000 Unternehmen aller Größen und Branchen vertrauen bereits auf MailStore Server. Darunter auch folgende namenhafte Unternehmen und Institutionen:
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Airbus Group
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Bosch
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DB Schenker
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Deutsche Telekom
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Freie Universität Berlin
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Hamburg Port Authority
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Hewlett-Packard
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Kawasaki
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Lufthansa
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Max-Planck-Institut
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RWTH Aachen
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Siemens
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Technische Universität München
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The Guardian
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The Washington Times
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ThyssenKrupp
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Unicef
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Volkswagen
